Jste ve virtuálním týmu a chcete, aby to fungovalo? Tady jsou mé oblíbené virtuální týmové komunikační strategie, které můžete použít doma i v kanceláři!
Jak více společností začíná pracovat na dálku, musíme vědět, jak efektivně pracovat ve virtuálním týmu.
Stále více z nás pracuje z domova, což znamená vědět jak se přizpůsobit.
Studie ukázaly že práce z domova může také vést k šťastnějšímu a produktivnějšímu virtuálnímu týmu.
Co je to virtuální tým?Virtuální tým je skupina vzdálených pracovníků, kteří společně spolupracují na dokončení projektu. Dobrý virtuální tým je schopen efektivně komunikovat pomocí aplikací nebo softwaru a může se skládat ze zaměstnanců jedné společnosti nebo zaměstnanců různých společností.
Správné nastavení virtuálních týmů spoléhá na dva faktory:
Dosažení těchto dvou věcí bude znamenat, že jste schopni efektivně spolupracovat na virtuálním pracovišti.
Takto to děláte.
Největší chybou, kterou virtuální týmy dělají, je předpoklad, že budování vztahů a společenský čas budou probíhat přirozeně. V kanceláři je snadné škádlit nad kávovarem, popadnout společně oběd nebo si popovídat před zahájením schůzky.
Nebo dokonce žertujte své spolupracovníky.
Na digitálním pracovišti mnoho z těchto příležitostí mizí. Musíte si tedy vytvořit svůj vlastní sociální prostor, abyste zabránili vybíjení sociální baterie ve vašem virtuálním týmu!
Na digitálním pracovišti jsou vztahy jako baterie. Odčerpávají a vy je musíte neustále dobíjet.
Scott Edwards, generální ředitel společnosti Science of People
Zde jsou dobré zprávy:
Společenský čas je pro naši pohodu neuvěřitelně důležitý a naše pohoda je důležitá pro naši produktivitu. V rušném týdnu může být kontraproduktivní naplánovat si čas se svou virtuální skupinou jen na chatování, ale společenský čas je zásadní pro věrnost a soudržnost týmu.
Studie prokázali, že přátelství v týmu vede k lepšímu výkonu, takže je zásadní, abychom tyto vztahy udrželi na vrcholu, i když se nebudeme moci vidět tváří v tvář. Zde je několik nápadů pro plánování ve vašem sociálním prostoru:
Pro tým Science of People máme dokonce filmové dny každých pár měsíců a tyto příležitosti využíváme jak k oslavám, tak ke kontrole osobních a profesionálních aktualizací.
Ze začátku by se mohlo zdát trochu divné naplánovat si přestávku na kávu se svými kolegy na dálku, ale je důležité, abychom náš tým udrželi vázané . Po tom všem, co se řekne a udělá, vás možná bude zajímat ...
Znalost motivace členů virtuálního týmu je pro vedoucí týmu nezbytná. Nejprve musíte vědět jak se motivovat . Inspirují nás vysoce produktivní a efektivní lidé.
Zadruhé, naučte se typ osobnosti svého týmu. Vedl jsem stovky virtuálních firemních školení pro vzdálené týmy, včetně Microsoftu, Automatticu (děkuji za vytvoření celého tohoto webu!) A Google. Jedním z nejvíce motivujících cvičení, které jsme provedli, je týmová osobnostní věda.
Rád bych přišel mluvit s vaší skupinou virtuálně, nebo můžete svůj tým vést naším osobním cvičením.
Kniha Vanessa
Každé úterý se můj tým objeví na Zoom, videokonferenční platformě, kde bude sdílet aktualizace a vymýšlet nové nápady pro podnikání. Samozřejmě stále komunikujeme prostřednictvím jiných kanálů, jako je e-mail a telefon, ale video umožňuje více vizuální zážitek mezi týmem. Zvláště doporučuji videohovory novým online síťovým kontaktům.
Videohovory jsou považovány za lepší způsob pořádání schůzek ve srovnání se standardními telefonními hovory.
Proč jsou videohovory tak důležité:
A můžete vylepšit video! Podívejte se na našeho průvodce, jak zajistit, aby vaše videohovory byly úžasné.
15 tipů před dalším videohovorem
Co je jednou z největších výzev pro virtuální týmy? Nalezení správné technologie pro správnou práci! Naštěstí existují nástroje, které mohou přeměnit neproduktivní týmy na úspěšné virtuální týmy.
S téměř 69% společností, které již nabízejí vzdálenou práci jako volitelnou možnost, existuje spousta nástrojů, které vám pomohou zůstat ve spojení se svým týmem.
Velmi doporučuji vyzkoušet všechny tyto pro váš virtuální tým a poté vybrat, co funguje nejlépe. Jsem také fanouškem používání více než jednoho typu digitální komunikace a jejich sladění se správnými úkoly. Například brainstormingové relace by měly být vždy prováděny na videochatu (abyste viděli řeč těla a tváře), zatímco na agendách lze pracovat asynchronně prostřednictvím e-mailu a rychlé vysvětlení je nejlepší na chatu.
Tady je spodní řádek: Vyberte správný nástroj, který pro daný úkol funguje.
Někdy budete muset poslat svým spoluhráčům několik rychlých zpráv tam a zpět. Nemusí to být komplikované: pro tyto druhy konverzací vyberte dobrou chatovací službu. Milujeme Slack nebo Kroutit , i když už Gmail používáte, má v sobě zabudovaný užitečný chat Google Hangouts .
Krok akce: Během virtuálních schůzek se nebojte okořenit ankety, soubory PDF a zahřívací chaty!
Co je automatizace pracovního postupu?
Automatizace pracovního postupu vám pomůže automatizovat všechny nudné a zdlouhavé úkoly, abyste se mohli soustředit na ty důležité. Automatizace pracovního postupu zahrnuje software a aplikace, které jsou efektivní a odstraňují faktor lidské chyby. Zde je několik příkladů automatizace pracovního postupu:
Proč jsou nástroje pro automatizaci pracovních postupů tak důležité:
Pokud budou všichni dělat nudné, opakující se úkoly, které lze automatizovat, ztratí celý váš tým drahocenný čas.
Automatizační nástroje jsou nezbytností pro efektivní virtuální týmy. Existuje několik opravdu dobrých nástrojů nebo automatizace pracovních postupů, ale máme to obzvlášť rádi pondělí , Zapier , a Microsoft Flow . Tady je pondělní software, který můžete použít k vytvoření automatizovaného úkolu:
Můžete nastavit všechny své automatizace úkolů najednou a budou automaticky provedeny za vás, kdykoli bude spuštěn úkol. Automatizační nástroje jsou doslova jedním z nejlepších šetřičů času!
Opravdu nemůžeme chválit Disk Google dost, pokud jde o spolupráci na dokumentech.
Pomocí funkce sledování změn můžete vidět přesně ty části dokumentu, které vaše virtuální skupina upravovala:
Můžete také pracovat v režimu Navrhování, abyste zabránili provádění jakýchkoli trvalých úprav, aniž by spolupracovník souhlasil se změnou:
Dokumenty Google jsou jedním z nejlepších způsobů, jak rozšířit spolupráci. Yay za virtuální týmovou práci!
Pokud pracujete na budování silné vzdálené kultury, je dobré vyřešit některé nástroje pro správu projektů.
Může být mnohem těžší přesně zorganizovat, kdo je delegován na úkol, a na jaký termín, když už nebudete moci něco zkontrolovat přes stůl.
Zjistili jsme to Asana je nejlepší pro řízení projektů, ale ostatní týmy ho rádi používají Trello nebo Jira .
Když přemýšlíte o videokonferencích, vaše první myšlenka možná používá Skype, ale v dnešní době existuje spousta dalších možností. Zvětšení se rychle stává populárnější , jakož i Cisco Webex , které nabízejí funkce, jako je rozostření pozadí (užitečné, pokud nechcete, aby vaše virtuální skupina viděla stav vaší kuchyně).
Opět platí, že pokud již používáte Gmail, Google Meet a Google Hangouts jsou působivé, ale snadno použitelné služby videohovorů.
Dobře, řekneme to znovu. Kalendář Google je skvělé pro plánování. Můžete ovládat nastavení ochrany osobních údajů a připojte se k jednotlivým kalendářům (například pracovní doba týmu A a schůzky), takže se ve vašem kalendáři zobrazí všechny události, o kterých potřebujete vědět. Můžete také nastavit připomenutí, sdílet pozvánky na události a psát popisy vedle času a data.
Máme ještě více komunikačních nástrojů, které si můžete vyzkoušet:
15 nejlepších nástrojů pro vzdálenou komunikaci
I když je práce z domova pouze dočasná, měli byste mít zavedenou zásadu vzdálené práce. Očekává se, že se brzy dočkáme a významný posun v počtu lidí pracujících trvale z domova. Proto stojí za to investovat čas do spolupráce s vaším virtuálním týmem na oficiální zásadě vzdálené práce.
Zásada vzdálené práce je dohoda obvykle mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, která nastiňuje pracovní podmínky. Zásada vzdálené práce může být dočasná nebo trvalá a obsahuje podrobnosti o tom, jak se má práce provádět mimo kancelář.
Typické zásady vzdálené práce zahrnují následující:
Příprava takového dokumentu skutečně položí základ pro ten druh komunikační a kolaborativní kultury, kterou chcete pro svůj virtuální tým při práci na dálku.
Další informace o tom, jak vytvořit zásady vzdálené práce, najdete v naší příručce ke správě vzdálených zaměstnanců:
12 Spolehlivé tipy pro správu vzdálených zaměstnanců
Máme připravenou naši novou kancelář v náhradní místnosti, lesklý kávovar opatrně umístěný vedle počítače, stálý stůl poskládaný dohromady a jsme připraveni jít!
Studna, téměř.
Jednou z nejtěžších částí stěhování z kanceláře do našich domovů je to, jak snadné se stává neaktivní. Sedíme a staneme se prodlouženým bramborovým křeslem. A je to špatné: vědecké studie o dlouhodobém sezení naznačují, že sedavé chování může vést ke zvýšení krevního tlaku, vysoké hladině cukru v krvi, nadměrnému tělesnému tuku a zvýšené hladině cholesterolu.
A nejhorší část?
Být sedavý je snadný . Cvičení je tvrdý . Lidé tedy prostě necvičí! Je to obzvláště důležité pro vzdálené pracovníky, kteří obvykle pracují doma a sedí celý den. Pokud však ještě nejste v cvičební rutině, zvažte toto:
Každá minuta, kterou cvičíte, je přidána k vašemu životu.
To je Protože Harvardští vědci zjistili, že pouhých 15 minut cvičení denně může prodloužit životnost o 3 roky!
Zde je několik způsobů, jak můžete zahrnout cvičení do své nové pracovní rutiny.
Pravda je, že na tom až tak nezáleží co druh cvičení, které děláte, pokud je středně intenzivní a vyzýváte se. Pokud to zpočátku zní příliš, zkuste dětské kroky! Udělejte jen pár kliků nebo jen 5 minut švihadla a jděte odtud.
Sečteno a podtrženo: práce je důležitá, ale nemůžete se pustit do práce, pokud vaše zdraví trpí.
Pokud dokážete odnést stresovou zátěž od ostatních, budete ve svém týmu vnímáni jako skvělý hráč.
Jinými slovy, množství stresu, které snižujete od ostatních, určuje vaši hodnotu. Přemýšlejte o tom: pokud přidáváte práci a stres pro ostatní lidi, účinně zatěžujete svůj tým.
Pokud však najdete způsob, jak snížit stres, lidé se na vás budou obracet s větší pomocí.
Jaký je skvělý způsob, jak snížit stres týmu? Jeden skvělý způsob je doporučení zkratek.
Zkratky v pracovním toku. Klávesové zkratky pro úsporu času. Zkratky, které hackují produktivitu. Například jsem našel skvělý plugin, který ušetřil čas tím, že omezil mnoho manuálního výzkumu! Jelikož to mohlo pomoci jednomu z členů mého týmu, poslal jsem mu to a ve výsledku se jeho efektivita drasticky zlepšila! (A jeho stresové zatížení se také snížilo!)
Krok akce: Najděte a doporučte jednu skvělou zkratku spolupracovníkovi, manažerovi, zaměstnanci nebo šéfovi. Pokud se jim to líbí, skvěle! Pomohli jste a ukázali hodnotu. Pokud se jim to nelíbilo, žádná škoda! Ukazuje také, že jste aktivní a máte opravdovou touhu pomoci.
Existuje několik běžných úskalí, do kterých vzdálení pracovníci spadají, když se připojí k virtuálnímu týmu. Ty většinou spadají do dvou věcí:
Uvádí se, že 40% vzdálených pracovníků uvádí jako největší přínos pro práci z domova flexibilitu.
Ale flexibilita přichází s nevýhodou .
Zde je scénář:
Flexibilita je fantastická, ale flexibilita má hlavní nevýhodu: rozptýlení.
Stanovení cílů pro sebe, časová omezení konkrétních úkolů a udržení pracovního prostoru bez vyrušování je opravdu důležité, pokud chcete něco udělat!
Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout.
Další největší úskalí, do kterého vzdálení pracovníci spadají, je nedostatečná komunikace se svým týmem. To nejen ovlivňuje produktivitu pracoviště, ale také vaše vlastní duševní zdraví .
Jeden studie naznačuje, že až 21% vzdálených pracovníků bojuje s osamělostí.
Již jsme zavedli druh nástrojů, které můžete použít, abyste tomu zabránili, ale zde je několik sociální tipy jak to zvládnout.
Sečteno a podtrženo: Na co je třeba pamatovat při budování silného virtuálního týmu je totéž, co byste dělali v kanceláři - udržování efektivní komunikace, blízký vztah s vaší virtuální skupinou a dodržování rutiny.
Toto je jedno z oblíbených cvičení mého týmu. Říká se tomu Start, Stop, Continue a funguje pro virtuální i osobní týmy. Můžete to udělat ročně, dvakrát za rok nebo měsíčně se svým týmem. Tady ve společnosti Science of People se k tomuto cvičení vracíme po velkých obchodních okamžicích, jako jsou uvedení produktů na trh a revize kurzů, abychom se mohli s týmem zkontrolovat ohledně úkolů.
Když pracujete virtuálně, je snadné se ztratit ve vlastní práci a zapomenout na to, co zbytek týmu buduje a vytváří. Toto cvičení slouží jako připomínka obchodních cílů a toho, jak úkoly každého člena týmu tyto cíle podporují.
Podívejte se na celé video na Start, Stop, Pokračovat a dozvíte se více:
Pracovat na dálku? Zašlete toto video svému virtuálnímu týmu! Použijte toto jako odskakovací místo začněte komunikovat smysluplněji a dynamicky se svými kolegy.
Šťastné virtuální práce,
Vanessa